Veel ondernemers starten met Excel, losse bonnen of een eenvoudige factuurtool. Dat kan een tijd goed gaan, maar bij groei, btw-vragen of jaarwerk wordt het vaak kwetsbaar.
In het kort
Overstappen van Excel naar een boekhouder begint met ordenen: facturen, bankmutaties, btw-aangiften en openstaande vragen moeten bij elkaar komen.
- Excel is niet per se fout, maar wordt kwetsbaar als controle ontbreekt.
- Een boekhouder heeft bankmutaties, facturen, bonnen en eerdere aangiften nodig.
- De overstap is een goed moment om vaste aanleverafspraken te maken.
Wanneer Excel niet meer genoeg is
Excel werkt zolang het overzichtelijk blijft en u zelf goed controleert. Zodra btw-aangiften, meerdere bankrekeningen, personeel, voorraad, investeringen of fiscale vragen spelen, wordt de kans op fouten groter.
Een boekhouder kan de administratie overnemen, maar moet wel weten hoe de Excel-bestanden zijn opgebouwd en welke perioden al zijn gebruikt voor aangiften.
Wat levert u aan?
Lever verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnen, bankmutaties, Excel-bestanden en eerdere btw-aangiften aan. Zet er ook bij welke perioden compleet zijn en welke nog onzeker zijn.
Hoe duidelijker de start, hoe minder tijd nodig is om de administratie te reconstrueren.
Controle op oude cijfers
Bij een overstap is het verstandig om oude cijfers niet blind over te nemen. Controleer of btw-aangiften aansluiten, openstaande facturen kloppen en bankmutaties verklaard zijn.
Dat voorkomt dat fouten uit Excel worden meegenomen naar nieuwe software.
Nieuwe werkwijze afspreken
Spreek af hoe u voortaan facturen, bonnen en bankinformatie aanlevert. Een vaste werkwijze maakt de boekhouding sneller en betrouwbaarder.
Vraag in de offerteaanvraag om hulp bij het overzetten van Excel of losse administratie naar een professionele boekhoudaanpak.
Goed om te weten: deze uitleg is algemeen. De juiste aanpak hangt af van uw rechtsvorm, administratie en persoonlijke omstandigheden.